วันศุกร์ที่ 20 มิถุนายน พ.ศ. 2551

เมื่อผมใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเพื่อพิมพ์เอกสาร Word 23 หน้า (ภาค 2 ตอนสาเหตุ จบ )

กลับมาแล้วครับหลังจากห่างหายไปหลายวัน ไม่คิดเลยครับว่าจะยุ่งได้ขนาดนี้ แล้วยังมาเกิดอุบัติเหตุส่วนตัวอีก เอาไว้จะเล่าให้ฟังทีหลังแล้วกันนะครับ มาที่บทความดีกว่า...

สำหรับบทความนี้ก็สืบเนื่องมาจากบทความก่อนหน้านี้ครับ จะเรียกว่าเป็น CSI (Thailand & Blogger) ก็น่าจะได้นะครับ คือมีผู้ที่ได้อ่านบทความได้สอบถามเข้ามาทั้งในบล็อก และนอกบล็อกว่า สาเหตุมันคืออะไร .rtf มันคืออะไร ทำไมมันถึงใหญ่จัง และทำไมมันถึงแก้ปัญหาได้ วันนี้ก็เลยจะมาเล่าให้ฟังกันครับ



เริ่มจากไฟล์นามสกุล .rtf ก่อนแล้วกันนะครับ ชื่อเต็มของ .rtf คือ rich text format ครับ ถ้าอ้างอิงตามเว็บของไมโครซอฟต์ http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa140277.aspx ก็จะได้ว่าจุดประสงค์ของรูปแบบไฟล์แบบนี้คือจัดเตรียมรูปแบบสำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นข้อความและภาพกราฟิกส์ ให้ใช้ได้บนอุปกรณ์แสดงผลที่ต่างกัน หรือทำงานในสภาพแวดล้อมและระบบปฏิบัติการที่ต่างกัน



ในปัจจุบันโปรแกรมประมวลผลคำ (word processor) หลายตัวสนับสนุนรูปแบบไฟล์แบบนี้ครับ ดังนั้นวิธีการหนึ่งที่เราจะสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างโปรแกรมประมวลผลคำต่าง ๆ (แม้แต่ของ MS-Word แต่คนละรุ่นนี่ถ้าเป็น .doc ก็อาจคุยกันไม่ได้นะครับ) ก็คือให้จัดเก็บเป็นนามสกุลแบบ .rtf สำหรับเอกสารที่เราจัดเก็บเป็น .rtf แล้ว (และไฟล์ไม่ใหญ่มากจนเกินไป) เราอาจใช้ โปรแกรมอ่านแฟ้มข้อความอย่าง Notepad เปิดขึ้นมาอ่านได้เลยครับ ซึ่งตัวอย่างหน้าตาของข้อมูลที่เก็บอยู่ใน .rtf ที่ลองเปิดขึ้นมาโดยใช้โปรแกรม Notepad ก็เป็นดังนี้ครับ



\rsid12662449\rsid13787157\rsid14054252}{\*\generator Microsoft Word 11.0.6359;}{\info{\title This is a test document for rich text
format}{\author user}{\operator user}{\creatim\yr2008\mo6\dy20\hr17\min30}{\revtim\yr2008\mo6\dy20\hr17\min30}{\version2}


เห็นแล้วเวียนหัวไหมครับ ถ้าใครอยากรู้รายละเอียดก็เชิญตามลิงก์ที่ให้ไว้ด้านบนได้เลยนะครับ สำหรับผมขอบายครับ...


เอาละครับคราวนี้ก็มาถึงคำถามว่าแล้วทำไมมันใหญ่จัง เอกสาร Word ต้นฉบับแค่ 2 เมกะไบต์กว่า ๆ ทำไมมันถึงขยายได้เป็น 34 เมกะไบต์ คำตอบก็คือวิธีการที่มันใช้ในการเข้ารหัสรูปภาพครับ เพราะมันจะเอารูปภาพในเอกสารของเรามาเข้ารหัสโดยตัวอักษรครับ อย่างผมลองสร้างเอกสาร MS-Word 1 หน้า ที่มีรูป 1 รูป จัดเก็บเป็น .doc มีขนาดแค่ 165 กิโลไบต์ครับ แต่พอจัดเก็บเป็น .rtf มีขนาด 2.7 เมกะไบต์ ลองใช้
Notepad เปิดดูจึงเห็นว่าส่วนที่เป็นรูปภาพมีการใช้ตัวอักษรเข้ารหัสแทนรูปภาพดังกล่าวอยู่เต็มไปหมด ส่วนเอกสารที่ภรรยาผมส่งมาให้พิมพ์ 23 หน้ามีรูปทุกหน้าครับ ดังนั้นจึงไม่น่าประหลาดใจกับขนาดที่เพิ่มขึ้นนะครับ


ปัญหาที่เกิดขึ้นเกิดจากอะไรทำไมถึงพิมพ์ไม่ออก ครับปัญหาน่าจะเกิดจากความผิดพลาดของการจัดเก็บเป็น .doc ครับ คือต้องบอกตามตรงว่าผมก็ไม่ทราบสาเหตุแน่ชัด แต่ผมได้ลองไปค้นหาคำแนะนำสำหรับปัญหาต่าง ๆ ในเว็บไซต์ของไมโครซอฟต์ ที่เกี่ยวข้องกับการเปิดเอกสาร .doc ก็ได้เห็นคำแนะนำอย่างเช่น ให้คัดลอกข้อความในเอกสารไป แต่อย่าเอาการจัดหน้าหน้าสุดท้ายไปนะ แสดงว่าปัญหาอาจเกิดจากการเข้ารหัสของการจัดหน้า (แอบดีใจครับ แสดงว่าเรามั่วอย่างมีหลักการเพราะที่ผมตัดสินใจตัดสองหน้าแรกทิ้งไปก็เพราะคิดว่าการจัดหน้าของสองหน้าแรกอาจทำให้ไฟล์มีปัญหา) และยังมีคำแนะนำให้จัดเก็บแฟ้มเป็น .rtf ด้วยนะครับ (มั่วถูกอีกแล้ว) ซึ่งผมเข้าใจว่าที่การจัดเก็บเป็นแฟ้ม .rtf จะช่วยได้ก็เพราะมันต้องมีการเขียนข้อมูลในใหม่ทั้งหมดในรูปของข้อความ ดังนั้นข้อมูลที่มีปัญหาจึงน่าจะถูกกำจัดออกไปครับ


ผมอยากแนะนำอย่างหนึ่งครับ จากประสบการณ์ที่ผมใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์มาถ้าเกิดปัญหากับไฟล์วิธีการที่ผมใช้แก้ปัญหาได้ส่วนใหญ่คือจัดเก็บมันเป็นไฟล์ใหม่ อย่างเช่นผมเคยใช้ Powerpoint ทำไสลด์เตรียมสอน มีสไลด์ไม่กี่หน้าเองครับ แต่มีรูปเยอะหน่อย แล้วผมก็แก้ไปแก้มา อยู่ ๆ ขนาดของไฟล์มันกลายเป็นเกือบ 30 เมกะไบต์ ผมก็เลยลองจัดเก็บเป็นไฟล์ใหม่ ได้ผลครับขนาดลดลงเหลือ 5 เมะไบต์ ดังนั้นถ้ามีปัญหาผมก็จะลองใช้วิธีนี้ก่อน ซึ่งมีคราวล่าสุดนี่แหละครับที่ไม่ได้ผล แต่จริง ๆ ก็เกือบได้ผลเพียงแต่ต้องเปลี่ยนประเภทของไฟล์ด้วยเท่านั้น


สำหรับข้อคิดหลัก ๆ ที่ผมได้จากเรื่องนี้คือให้ใจเย็น ๆ ครับ ทำอะไรก็ให้มีสติไว้ อย่างผมนี่ถ้าจริง ๆ ตั้งสติให้ดีหน่อยคิดหาวิธีแก้อย่างเป็นระบบไม่ลองมั่วไปมั่วมาตั้งแต่ต้น อาจไม่ต้องใช้เวลาถึงหนึ่งชั่วโมงก็ได้


อ้อมีเรื่องตื่นเต้นปิดท้ายครับคือภรรยาของผมเธอส่งเอกสาร Ms-Word มาให้พิมพ์อีกแล้วครับคราวนี้ 3 หน้าครับ... ไม่ต้องตกใจครับคราวนี้พิมพ์ออกปกติ เธอบอกว่าขี้เกียจเปิดเครื่องพิมพ์ที่บ้านครับ ดู่ดู๊ดูดูเธอทำ....

1 ความคิดเห็น:

  1. เข้าใจแล้วครับ ว่าแต่ปกติคนเราเวลามีปัญหาอะไร ถ้าคิดว่าเป็นเรื่องที่ไม่น่าจะยุ่งยากอะไร หรือไม่รู้สาเหตุที่แน่ชัดนี่ ก็ชอบจะลองมั่วไปเรื่อยๆนะครับ ผมเองก็เป็นเหมือนกัน มันก็เสียเวลาเปล่าจริงๆด้วยครับ

    ปล.รู้สึกอาจารย์จะชอบมุข ดูดู๊ดู นะครับ :)

    ตอบกลับลบ